Computas

Hovedside | Reisemål | Opplegg | Praktisk | Kompendium | IT-dagen | Om komitéen | Neste XCom | Logg inn

Hva må gjøres for å organisere en ekskursjon?

Komme i gang

Bestem deg for at det skal bli tur og lag en komité. Vanligvis må du praktisk talt tvinge folk til å bli med, trøst de du tvinger med at det faktisk ikke er så mye arbeid, og at det er veldig bra for klassemiljøet.

Reisemål

Dette er egentlig helt opp til dere å bestemme. Men kan være en fordel å ta kontakt med instituttet for å høre hvor de har kontakter, slik at det blir lettere å skaffe bedriftsbesøk. Ta kontakt med Bård Kjos, kontorsjef på IDI, andre etasje it-vest. Vi dro til Japan, men før har de vært en del år på rad i Malaysia. Silicon Vally, Bejing og Barcelona har også vært reisemål.

Dere må så arrangere en avstemning i klassen over de aktuelle reisemålene dere har funnet frem til. Viktig at dere får med klassen slik at folk vil være med på tur.

Kontor og webside

For nøkler til xcom-kontoret, nede i hjørnet under rose, ta kontakt med Norun Brembo. Norun er en av de mest hjelpsomme personene på instituttet og kan være en stor hjelp for dere, vær snill med henne!

For webside og mailinglister ta kontakt med useradm@idi.ntnu.no. Vi fikk overtatt websystemet fra xcom året før oss. Dette kan være greit, både hvis dere ikke har lyst til å lage hjemmeside selv, og hvis dere har lyst til å se på informasjon fra tidligere ekskursjoner.

ITdagen

ITdagen er deres største mulighet til å tjene penger til ekskursjonen. ITdagen er et samarbeidsprosjekt med xcom-komtek, og utbyttet deles likt på alle ekskursjonsdeltakere fra data og komtek. Ta derfor kontakt med xcom-komtek og start en itdag-underkomité med så fort som mulig etter semesterstart på høsten. ITdagen må sette en dato (ikke onsdag grunnet EiT), og begynne å booke bedrifter. ITdagen har for øvrig erfaringsskriv med mer info.

Reiseselskap

Reiseselskapet kan være en verdifull ressurs til hele ekskursjonen. Vi brukte Bente Lager Lien i Ticket Moss (69 20 96 32) som vår kontakt. Hun ga oss ekstremt god service, og hjalp oss med fly, hotell og busser i Japan. Hun hadde flere ekskursjonsgrupper fra NTNU vårt år, så hun vet godt hva som skal til.

Ta kontakt med reieselskapet så snart dere har et reisemål for å få billigst mulig flybilletter. Tradisjonelt er uken før påske satt av til ekskursjon.

Vi hadde felles utreise, men to seperate hjemreiser. Første pulje var den normerte ekskursjonen og dro hjem etter 10 dager, andre pulje hadde fly tilbake etter påske, og kunne disponere den siste tiden der nede (ca 10 dager) fritt.

Reiseleder og faglig ansvarlig fra IDI

IDI utnevner en person til å være med på turen. Denne reiselederen hjelper til med å fikse booking av bedriftsbesøk og slikt, så lenge dere drar til et sted IDI vil. Men vi opplevde at vi også måtte skaffe en god del av bedriftene selv. Reiselederen vil få hele turen betalt fra IDI, men vil sikkert bo på samme hotell og ta samme fly som dere. Koordiner derfor med denne personen. Uken som blir brukt til ekskursjon skal for øvrig være fritatt for undervisning (i og med at det er en faglig ekskursjon), dette vil også faglig ansvarlig ta seg av vha. mail til fagene dere har.

Økonomi og sånn

Vi samlet inn et depositum i november (for å holde flyseter og hotell), og kjørte hovedinnbetaling i januar. Siden pengene fra itdagen blir utbetalt i ettertid må hver ekskursjonsdeltaker legge ut for turen av egne penger.

Vi hadde hovedsakelig 4 inntektskilder:

Penger fra fakultetet. IME betaler hvert hode 1200 kr i støtte til ekskursjon, disse kan utbetales så snart dere har laget en plan og fått den godkjent. Birgit Moan, fjerde etasje i Gamle Fysikk, er ekskursjonsansvarlig fra IME.

ITdagen, som nevnt tidligere, er hovedinntektskilden. Viktig å jobbe med den.

Sponsing. Bedrifter kan være interessert i å sponse ekskursjonen, en god måte for de å profilere seg for dere. Vi ble sponset av Siemens og Computas. Vær kreative!

KTN-kompendie. Xcom-03 skrev et kompendie i KTN, og har overlevert det til senere ekskursjoner. Dette ble revidert av xcom06 som fikk sponset trykking av Thales. Vi fikk overlevert kompendiene de ikke fikk solgt. Det vi derimot ikke har, siden vi hadde ferdigtrykte kompendier, er det reviderte kompendiet i digital form. Hvis dere må revidere eller trykke nye kan det være lurt å ta kontakt med XCom 06 så fort som mulig. Ekskursjoner til andre siden av kloden kan kjapt bli dyrt, vær kreative og få ekskursjonen billigst mulig slik at flest mulig kan være med.

Vi registrerte XCom som organisasjon i Enhetsregisteret (et av Brønnøysundsregistrene) for å opprette konto som ikke gikk på person. Dette er en konto dere vil kunne overta etter oss. Og de som kommer etter dere igjen vil igjen kunne bruke denne kontoen.

Vaksiner og visum

Dere må kanskje ta vaksiner for landet dere skal til, undersøk dette i god tid. Undersøk også om dere trenger visum.

Bedriftsbesøk

Er hovedgrunnen til å dra på ekskursjon, man kunne dratt til Oslo og besøkt bedrifter, men man utnytter gjerne denne muligheten til å dra litt lengre. Når dere er i et annet land på ekskursjon, og på bedriftsbesøk representerer dere IDI og NTNU, dere må derfor oppføre dere bra. Dette inkluderer å være høflige, interesserte og kle seg pent. I utlandet er de ofte mer bevisst på klær, vanlig bedriftsbesøkantrekk kan da være pen bukse (ikke dongeri) og skjorte for gutter.

Det er også viktig å presisere for ekskursjonsdeltakere at bedrifsbesøkene ikke er frivillig, og man kan ikke møte opp i bakrus. Det er ikke bra for IDI og NTNUs renommé i utlandet hvis ingen kommer fordi alle er fyllesyke. Bedriftene er også veldig veldig glade i å få spørsmål, det bør være forstått blant ekskursjonsdeltakerne at man skal stille spørsmål og være interessert. Gode insentiver for at alle kommer seg på bedriftsbesøkene og oppfører seg er at ellers vil de bli trukket i refunderingspenger. Kanskje noe á la 1000 kr mindre utbetalt for hvert besøk man mister.

Dere bør også ha en symbolsk gave dere kan gi til bedriften (gjerne representert ved kontaktpersonen deres). Vi ga en bok om Norge på japansk pluss Kong Haakon-konfekt.

Før avreise

Skaff informasjon om landet og presenter dette til ekskursjonsdeltakerne. Opplys om alt dere ikke vil at folk skal gjøre i landet. For eksempel i Malaysia var det dødsstraff mot å smugle narkotika, de som dro dit ba derfor deres deltakere om å ikke smugle narkotika.

Spørsmål?

Ta kontakt med meg, kristfag (ætt) stud, eller med xcom07 (ætt) idi.